A Leltározási szabályzatban előírtaknak megfelelően, valamint a módosított 4/2013.(I.11.) Kormányrendelet 22.§. alapján 2018. évre az alábbi utasítást adom ki az egyetem használatában lévő vagyontárgyak 2018. évi leltározásának szervezett végrehajtása érdekében.

A 2018. 06. hóban kiadott leltározási ütemtervnek megfelelően valamennyi vagyonelem meglévő állományának számbavételét 2018. október 1-i fordulónappal megszámlálással kérjük elvégezni.

A leltározás az egyetem minden szervezeti egységére kiterjed.

A vagyonelemek leltárfelvételének kezdési időpontja: 2018. október 15.

A leltárfelvétel befejezésének időpontja: 2018. november 23.

A leltározást kizárólag a rektor és a kancellár által megbízott, és a megbízást elfogadó személyek végzik (6. sz. melléklet). Amennyiben a leltározási csoport valamely tagja akadályoztatva van a leltári feladatok ellátásában, akkor új megbízást kell kiadni.

1. A megbízásra a javaslatokat a szervezeti egységek vezetői 2018. szeptember 25-ig kötelesek megküldeni a Gazdasági Igazgatóság titkárságára 2 példányban.

 Fontos: A javaslatokat a Rektor és a Kancellár később /csoportosan/ írja alá!

A javaslatban meg kell nevezni a leltározási körzetet (leltározási helyet), ahova a csoport megbízása szól.

2. A megbízások:

­   1 példányát egy későbbi időpontban fogják visszakapni a leltározási csoportok

­   1 példánya a Vagyonnyilvántartási Osztályra kerül

I. A leltározás előkészítése

A szervezeti egységek vezetőinek a leltározás megkezdése előtt intézkedni kell:

­   a leltározandó eszközök és tartozékainak hozzáférhetőségéről;

­   a személyes használatra kiadott eszközök visszahozataláról;

­   az idegen helyen tárolt eszközök meglétéről, igazolás bekéréséről (a szervezeti egységnél marad, a leltár mellékleteként.)

­   a leltározáshoz szükséges leltárfelvételi nyomtatványok átvételéről;

­   a szabadságolások szüneteltetéséről a leltárfelvétel ideje alatt (csak rendkívüli esetben engedélyezhető a szabadság);

­   az eszközmozgások szüneteltetéséről a fordulónap és a leltár befejezése közti időszakban.

II.A leltározás végrehajtása

1. A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározása

A fellelt mennyiséget a Vagyonnyilvántartási Osztály által a leltár megkezdése előtt elektronikus úton rendelkezésre bocsátott leltárfelvételi íven kell rögzíteni.

A helyiségenként leltározott berendezésekről – a tulajdonvédelem biztosítása, az eszközmozgások nyomon követésének megkönnyítése érdekében – szobaleltárt is készíteni kell 3 példányban (1. sz. melléklet). 1. példány az összesített leltárfelvételi ív melléklete, 2. példány kifüggesztendő a helységben jól látható helyre, 3. példány a szervezeti egységeknél marad.

A leltár befejezését követően a 2. sz. melléklet szerinti leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a kinyomtatott és aláírt leltárfelvételi ívhez csatolva kell a Vagyonnyilvántartási Osztályra visszaküldeni.

2. A leltári számmal rendelkező értékhatár feletti, és kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek leltározása:

A 2018-as évben - a korábbi évektől eltérően - a fellelt mennyiséget a Vagyonnyilvántartási Osztály által a leltár megkezdése előtt elektronikus úton rendelkezésre bocsátott leltárfelvételi íven kell rögzíteni.

A leltár befejezését követően a 3. sz. melléklet szerinti leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a kinyomtatott és aláírt leltárfelvételi ívhez csatolva kell a Vagyonnyilvántartási Osztályra visszaküldeni.

3. Ingatlanok leltározása

Az ingatlanok leltározását a Vagyonnyilvántartási Osztály végzi a Leltározási szabályzatnak megfelelően.

4. Készletek leltározása

A készletek leltározásánál a leltárfelvétel tényleges mennyiségi felvétellel történik a leltározási ütemtervben meghatározott időpontokban.

5. Általános tudnivalók

A leltározás során kiemelt feladatot képez a leltározási csoportvezetők munkája. Feladatuk a leltárkörzetükben folyó leltárfelvételi munkák irányítása, szabályszerű végrehajtásának felügyelete.

Fentieken kívül – a leltározás teljes folyamatában – együttműködnek a Vagyonnyilvántartási Osztállyal az esetlegesen felmerülő problémák tisztázása érdekében.

A leltározási bizonylatokon csak szabályos javítás fogadható el (pl.: javítás áthúzással, szignóval történhet, „meszelés” tilos, stb.). A vezetők aláírásait bélyegzővel is hitelesíteni kell minden nyomtatványon.

A leltározó csoport munkáját az egyetem valamennyi dolgozójának támogatni, segíteni kell, lehetővé tenni a helységekbe történő bejutást, a megfelelő információkat megadni, az eszközöket leltározásra előkészíteni, stb.

A leltározási szabályzat, a leltározási ütemterv, valamint a jelen utasításban foglaltak betartása valamennyi egyetemi dolgozó számára kötelező.

Győr, 2018. szeptember 5.

Mellékletek:

1. számú melléklet Helység - (szoba) leltár

2. számú melléklet Leltárjegyzőkönyv a mennyiségi felvétellel a berendezési és felszerelési tárgyakról (tényleges megszámolással) végrehajtott leltárfelvételekről

3. számú melléklet Leltárjegyzőkönyv a leltári számmal rendelkező vagyontárgyak, szellemi termékek - vonalkódok és adatgyűjtő terminál segítségével végrehajtott - leltárfelvételekről

4. számú melléklet Leltárjegyzőkönyv a készletekről mennyiségi felvétellel (tényleges megszámolással) végrehajtott leltárfelvételekről

5. számú melléklet Leltárfelvételi ív és összesítő a készletekről

6. számú melléklet Javaslattétel és megbízás leltározási feladatok ellátására