8/2018. számú rektori-kancellári körlevél Leltározási utasítás
A Leltározási szabályzatban előírtaknak megfelelően, valamint a módosított 4/2013.(I.11.) Kormányrendelet 22.§. alapján 2018. évre az alábbi utasítást adom ki az egyetem használatában lévő vagyontárgyak 2018. évi leltározásának szervezett végrehajtása érdekében.
A 2018. 06. hóban kiadott leltározási ütemtervnek megfelelően valamennyi vagyonelem meglévő állományának számbavételét 2018. október 1-i fordulónappal megszámlálással kérjük elvégezni.
A leltározás az egyetem minden szervezeti egységére kiterjed.
A vagyonelemek leltárfelvételének kezdési időpontja: 2018. október 15.
A leltárfelvétel befejezésének időpontja: 2018. november 23.
A leltározást kizárólag a rektor és a kancellár által megbízott, és a megbízást elfogadó személyek végzik (6. sz. melléklet). Amennyiben a leltározási csoport valamely tagja akadályoztatva van a leltári feladatok ellátásában, akkor új megbízást kell kiadni.
- A megbízásra a javaslatokat a szervezeti egységek vezetői 2018. szeptember 25-ig kötelesek megküldeni a Gazdasági Igazgatóság titkárságára 2 példányban.
Fontos: A javaslatokat a Rektor és a Kancellár később /csoportosan/ írja alá!
A javaslatban meg kell nevezni a leltározási körzetet (leltározási helyet), ahova a csoport megbízása szól.
- A megbízások:
1 példányát egy későbbi időpontban fogják visszakapni a leltározási csoportok
1 példánya a Vagyonnyilvántartási Osztályra kerül
I. A leltározás előkészítése
A szervezeti egységek vezetőinek a leltározás megkezdése előtt intézkedni kell:
a leltározandó eszközök és tartozékainak hozzáférhetőségéről;
a személyes használatra kiadott eszközök visszahozataláról;
az idegen helyen tárolt eszközök meglétéről, igazolás bekéréséről (a szervezeti egységnél marad, a leltár mellékleteként.)
a leltározáshoz szükséges leltárfelvételi nyomtatványok átvételéről;
a szabadságolások szüneteltetéséről a leltárfelvétel ideje alatt (csak rendkívüli esetben engedélyezhető a szabadság);
az eszközmozgások szüneteltetéséről a fordulónap és a leltár befejezése közti időszakban.
II.A leltározás végrehajtása
1. A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározása
A fellelt mennyiséget a Vagyonnyilvántartási Osztály által a leltár megkezdése előtt elektronikus úton rendelkezésre bocsátott leltárfelvételi íven kell rögzíteni.
A helyiségenként leltározott berendezésekről – a tulajdonvédelem biztosítása, az eszközmozgások nyomon követésének megkönnyítése érdekében – szobaleltárt is készíteni kell 3 példányban (1. sz. melléklet). 1. példány az összesített leltárfelvételi ív melléklete, 2. példány kifüggesztendő a helységben jól látható helyre, 3. példány a szervezeti egységeknél marad.
A leltár befejezését követően a 2. sz. melléklet szerinti leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a kinyomtatott és aláírt leltárfelvételi ívhez csatolva kell a Vagyonnyilvántartási Osztályra visszaküldeni.
2. A leltári számmal rendelkező értékhatár feletti, és kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek leltározása:
A 2018-as évben - a korábbi évektől eltérően - a fellelt mennyiséget a Vagyonnyilvántartási Osztály által a leltár megkezdése előtt elektronikus úton rendelkezésre bocsátott leltárfelvételi íven kell rögzíteni.
A leltár befejezését követően a 3. sz. melléklet szerinti leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a kinyomtatott és aláírt leltárfelvételi ívhez csatolva kell a Vagyonnyilvántartási Osztályra visszaküldeni.
3. Ingatlanok leltározása
Az ingatlanok leltározását a Vagyonnyilvántartási Osztály végzi a Leltározási szabályzatnak megfelelően.
4. Készletek leltározása
A készletek leltározásánál a leltárfelvétel tényleges mennyiségi felvétellel történik a leltározási ütemtervben meghatározott időpontokban.
5. Általános tudnivalók
A leltározás során kiemelt feladatot képez a leltározási csoportvezetők munkája. Feladatuk a leltárkörzetükben folyó leltárfelvételi munkák irányítása, szabályszerű végrehajtásának felügyelete.
Fentieken kívül – a leltározás teljes folyamatában – együttműködnek a Vagyonnyilvántartási Osztállyal az esetlegesen felmerülő problémák tisztázása érdekében.
A leltározási bizonylatokon csak szabályos javítás fogadható el (pl.: javítás áthúzással, szignóval történhet, „meszelés” tilos, stb.). A vezetők aláírásait bélyegzővel is hitelesíteni kell minden nyomtatványon.
A leltározó csoport munkáját az egyetem valamennyi dolgozójának támogatni, segíteni kell, lehetővé tenni a helységekbe történő bejutást, a megfelelő információkat megadni, az eszközöket leltározásra előkészíteni, stb.
A leltározási szabályzat, a leltározási ütemterv, valamint a jelen utasításban foglaltak betartása valamennyi egyetemi dolgozó számára kötelező.
Győr, 2018. szeptember 5.
Mellékletek:
1. számú melléklet Helység - (szoba) leltár
5. számú melléklet Leltárfelvételi ív és összesítő a készletekről
6. számú melléklet Javaslattétel és megbízás leltározási feladatok ellátására