6/2016 Rektori-kancellári körlevél
RH közleményei
6/2016 rektori-kancellári körlevél |
|||||||
Leltározási utasítás
A leltározási,- leltárkészítési szabályzatban előírtaknak megfelelően, valamint a módosított 4/2013.(I.11.) Kormányrendelet 22.§-a alapján 2016. évre az alábbi utasítást adom ki az egyetem használatában lévő vagyontárgyak 2016. évi leltározásának szervezett végrehajtása érdekében. A 2016. 06. hóban kiadott leltározási ütemtervnek megfelelően: Valamennyi vagyonelem, meglévő állományának számbavételét, 2016. október 1-i fordulónappal, az alábbiak szerint kell elvégezni: - leltári számmal rendelkező vagyonelemek leltározását vonalkódok segítségével - bútorok, felszerelési tárgyak leltározását megszámlálással
A leltározás az egyetem minden szervezeti egységére kiterjed.
A vagyonelemek leltárfelvételének kezdési időpontja: 2016. október 10. A leltárfelvétel befejezésének időpontja: 2016. november 18.
A leltározást kizárólag a rektor és a kancellár által megbízott, és a megbízást elfogadó személyek végzik (6. sz. melléklet). Amennyiben a leltározási csoport valamely tagja akadályoztatva van a leltári feladatok ellátásában, akkor új megbízást kell kiadni.
1 példányát egy későbbi időpontban fogják visszakapni a leltározási csoportok 1 példánya a Vagyonnyilvántartási Osztályra kerül
I. A leltározás előkészítése A szervezeti egységek vezetőinek a leltározás megkezdése előtt intézkedni kell: a leltározandó eszközök és tartozékainak hozzáférhetőségéről; a személyes használatra kiadott eszközök vissza hozataláról; az idegen helyen tárolt eszközök meglétéről, igazolás bekéréséről (a szervezeti egységnél marad, a leltár mellékleteként.) a leltározáshoz szükséges leltárfelvételi nyomtatványok, vonalkód olvasó átvételéről; a szabadságolások szüneteltetéséről a leltárfelvétel ideje alatt (csak rendkívüli esetben engedélyezhető a szabadság); az eszközmozgások szüneteltetéséről a fordulónap és a leltár befejezése közti időszakban.
II.A leltározás végrehajtása 1. A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározása A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározását a berendezési és felszerelési tárgyak féleségenkénti kódlistájának felhasználásával kell elvégezni, melyet a Vagyonnyilvántartási Osztályon lehet átvenni a leltár kezdeti időpontjában. A fellelt mennyiséget – a Vagyonnyilvántartási Osztály által a leltár megkezdése előtt elektronikus úton rendelkezésre bocsátott, leltárfelvételi íven kell rögzíteni. A helyiségenként leltározott berendezésekről – a tulajdonvédelem biztosítása, az eszközmozgások nyomon követésének megkönnyítése érdekében – szobaleltárt is készíteni kell 3 példányban (1. sz. melléklet). (1. példány az összesített leltárfelvételi ív melléklete, 2. példány kifüggesztendő a helységben jól látható helyre, 3. példány a szervezeti egységeknél marad.) A leltár befejezését követően a 2. sz. melléklet szerinti leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a kinyomtatott és aláírt leltár felvételi ívhez csatolva kell a GI titkárságára iktatásra megküldeni.
2. A leltári számmal rendelkező értékhatár feletti, és kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek leltározása: A vagyontárgyak számbavétele – nyilvántartástól függetlenül – vonalkód olvasó és egyben adatgyűjtő terminál segítségével történik. A terminálokat a Vagyonnyilvántartási Osztály biztosítja a leltárcsomag átvételekor megbeszélt, naptárban rögzített 1-2 napra az eszközállomány nagyságától függően. A leolvasást a szervezeti egységek vezetői által javasolt, megbízott leltározók végzik. A terminál kezelését - az azt átvevő leltározási csoportvezetővel és/vagy leltározóval - a Vagyonnyilvántartási Osztály ismerteti. A leltárfelvételt követően a terminált vissza kell juttatni a Vagyonnyilvántartási Osztályhoz. A Vagyonnyilvántartási Osztály a terminálból letöltött – leltározott – eszközök listáját átadja egyeztetés céljából. Egyezőség után a szervezeti egységek a leltárjegyzőkönyv 1 példányát, (3. sz. melléklet) - az aláírt és lebélyegzett „leltározott eszközök” listájával együtt – haladéktalanul megküldik a Vagyonnyilvántartási Osztály részére. A vonalkód olvasó-adatgyűjtő korlátozott száma miatt, - összesen 5 db áll rendelkezésre - fokozott figyelmet kell fordítani a leltár előkészítésére.
3. Ingatlanok leltározása Az ingatlanok leltározását a Vagyonnyilvántartási Osztály végzi a leltározási szabályzatnak megfelelően.
4. Készletek leltározása A készletek leltározásánál a leltárfelvétel tényleges mennyiségi felvétellel történik a leltározási ütemtervben meghatározott időpontokban.
5. Általános tudnivalók A leltározás során kiemelt feladatot képez a leltározási csoportvezetők munkája. Feladatuk a leltárkörzetükben folyó leltárfelvételi munkák irányítása, szabályszerű végrehajtásának felügyelete. Fentieken kívül – a leltározás teljes folyamatában – együttműködnek a Vagyonnyilvántartási Osztállyal az esetlegesen felmerülő problémák tisztázása érdekében. A leltározási bizonylatokon csak szabályos javítás fogadható el (pl.: javítás áthúzással, szignóval történhet, „meszelés” tilos, stb.). A vezetők aláírásait bélyegzővel is hitelesíteni kell minden nyomtatványon. A leltározó csoport munkáját az egyetem valamennyi dolgozójának támogatni, segíteni kell, lehetővé tenni a helységekbe történő bejutást, a megfelelő információkat megadni, az eszközöket leltározásra előkészíteni, stb. A leltározási szabályzat, a leltározási ütemterv, valamint a jelen utasításban foglaltak betartása valamennyi egyetemi dolgozó számára kötelező.
Győr, 2016. szeptember 13.
Mellékletek: (a mellékletek megtekintéséhez BEJELENTKEZÉS szükséges)
|
|||||||