Leltározási utasítás

A leltározási,- leltárkészítési szabályzatban előírtaknak megfelelően, valamint a módosított 4/2013.(I.11.) Kormányrendelet 22.§-a alapján 2016. évre az alábbi utasítást adom ki az egyetem használatában lévő vagyontárgyak 2016. évi leltározásának szervezett végrehajtása érdekében.

A 2016. 06. hóban kiadott leltározási ütemtervnek megfelelően:

Valamennyi vagyonelem, meglévő állományának számbavételét, 2016. október 1-i fordulónappal, az alábbiak szerint kell elvégezni:

- leltári számmal rendelkező vagyonelemek leltározását vonalkódok segítségével

- bútorok, felszerelési tárgyak leltározását megszámlálással

A leltározás az egyetem minden szervezeti egységére kiterjed.

A vagyonelemek leltárfelvételének kezdési időpontja: 2016. október 10.

A leltárfelvétel befejezésének időpontja: 2016. november 18.

A leltározást kizárólag a rektor és a kancellár által megbízott, és a megbízást elfogadó személyek végzik (6. sz. melléklet). Amennyiben a leltározási csoport valamely tagja akadályoztatva van a leltári feladatok ellátásában, akkor új megbízást kell kiadni.

1. A megbízásra a javaslatokat a szervezeti egységek vezetői 2016. szeptember 23-ig kötelesek megküldeni a Gazdasági Igazgatóság titkárságára 2 példányban. Fontos: A javaslatokat a Rektor és a Kancellár később/csoportosan/ írja alá!!! A javaslatban meg kell nevezni a leltározási körzetet (leltározási helyet), ahova a csoport megbízása szól.
2. A megbízások:

­   1 példányát egy későbbi időpontban fogják visszakapni a leltározási csoportok

­   1 példánya a Vagyonnyilvántartási Osztályra kerül

I. A leltározás előkészítése

A szervezeti egységek vezetőinek a leltározás megkezdése előtt intézkedni kell:

­   a leltározandó eszközök és tartozékainak hozzáférhetőségéről;

­   a személyes használatra kiadott eszközök vissza hozataláról;

­   az idegen helyen tárolt eszközök meglétéről, igazolás bekéréséről (a szervezeti egységnél marad, a leltár mellékleteként.)

­   a leltározáshoz szükséges leltárfelvételi nyomtatványok, vonalkód olvasó átvételéről;

­   a szabadságolások szüneteltetéséről a leltárfelvétel ideje alatt (csak rendkívüli esetben engedélyezhető a szabadság);

­   az eszközmozgások szüneteltetéséről a fordulónap és a leltár befejezése közti időszakban.

II.A leltározás végrehajtása

1. A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározása

A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározását a berendezési és felszerelési tárgyak féleségenkénti kódlistájának felhasználásával kell elvégezni, melyet a Vagyonnyilvántartási Osztályon lehet átvenni a leltár kezdeti időpontjában.

A fellelt mennyiséget – a Vagyonnyilvántartási Osztály által a leltár megkezdése előtt elektronikus úton rendelkezésre bocsátott, leltárfelvételi íven kell rögzíteni.

A helyiségenként leltározott berendezésekről – a tulajdonvédelem biztosítása, az eszközmozgások nyomon követésének megkönnyítése érdekében – szobaleltárt is készíteni kell 3 példányban (1. sz. melléklet). (1. példány az összesített leltárfelvételi ív melléklete, 2. példány kifüggesztendő a helységben jól látható helyre, 3. példány a szervezeti egységeknél marad.)

A leltár befejezését követően a 2. sz. melléklet szerinti leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, melyet  a kinyomtatott és aláírt leltár felvételi ívhez csatolva kell a GI titkárságára iktatásra megküldeni.

2. A leltári számmal rendelkező értékhatár feletti, és kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek leltározása:

A vagyontárgyak számbavétele – nyilvántartástól függetlenül – vonalkód olvasó és egyben adatgyűjtő terminál segítségével történik. A terminálokat a Vagyonnyilvántartási Osztály biztosítja a leltárcsomag átvételekor megbeszélt, naptárban rögzített 1-2 napra az eszközállomány nagyságától függően.   A leolvasást a szervezeti egységek vezetői által javasolt, megbízott leltározók végzik. A terminál kezelését - az azt átvevő leltározási csoportvezetővel és/vagy leltározóval - a Vagyonnyilvántartási Osztály ismerteti.

A leltárfelvételt követően a terminált vissza kell juttatni a Vagyonnyilvántartási Osztályhoz. A Vagyonnyilvántartási Osztály a terminálból letöltött – leltározott – eszközök listáját átadja egyeztetés céljából. Egyezőség után a szervezeti egységek a leltárjegyzőkönyv 1 példányát,

 (3. sz. melléklet) -  az  aláírt és lebélyegzett „leltározott eszközök” listájával együtt – haladéktalanul  megküldik a Vagyonnyilvántartási Osztály  részére.

A vonalkód olvasó-adatgyűjtő korlátozott száma miatt, - összesen 5 db áll rendelkezésre - fokozott figyelmet kell fordítani a leltár előkészítésére.

3. Ingatlanok leltározása

Az ingatlanok leltározását a Vagyonnyilvántartási Osztály végzi  a leltározási szabályzatnak megfelelően.

4. Készletek leltározása

A készletek leltározásánál a leltárfelvétel tényleges mennyiségi felvétellel történik a leltározási ütemtervben meghatározott időpontokban.

5. Általános tudnivalók

A leltározás során kiemelt feladatot képez a leltározási csoportvezetők munkája. Feladatuk a leltárkörzetükben folyó leltárfelvételi munkák irányítása, szabályszerű végrehajtásának felügyelete.

Fentieken kívül – a leltározás teljes folyamatában – együttműködnek a Vagyonnyilvántartási Osztállyal az esetlegesen felmerülő problémák tisztázása érdekében.

A leltározási bizonylatokon csak szabályos javítás fogadható el (pl.: javítás áthúzással, szignóval történhet, „meszelés” tilos, stb.). A vezetők aláírásait bélyegzővel is hitelesíteni kell minden nyomtatványon.

A leltározó csoport munkáját az egyetem valamennyi dolgozójának támogatni, segíteni kell, lehetővé tenni a helységekbe történő bejutást, a megfelelő információkat megadni, az eszközöket leltározásra előkészíteni, stb.

A leltározási szabályzat, a leltározási ütemterv, valamint a jelen utasításban foglaltak betartása valamennyi egyetemi dolgozó számára kötelező.

Győr, 2016. szeptember 13.

Mellékletek:

(a mellékletek megtekintéséhez BEJELENTKEZÉS szükséges)

1. Helyiség –Szoba leltár
2. Leltárjegyzőkönyv a berendezési és felszerelési tárgyakról
3. Leltárjegyzőkönyv a leltári számmal rendelkező vagyontárgyakról
4. Leltárjegyzőkönyv a készletekről mennyiségi felvétellel(tényleges megszámlálással) végrehajtott - leltárfelvételekről
5. Leltárfelvételi ív és összesítő készletek állományáról
6. Javaslattétel és megbízás leltározási feladatok ellátására