2./ Az 1982/2013. (XII.29) Korm. határozat az eszközbeszerzési tilalmakról még továbbra is hatályban van, kizárólag kis értékű (nettó 200.000 Ft-ig) tárgyi eszköz szerezhető be az alábbiakban részletezett eljárásrend szerint a következő termékekből: informatikai eszközök, bútorok, személygépjárművek, telefon.

3./ 2014. októberétől Egyetemünk a központosított közbeszerzési rendszer használatára kötelezett az alábbi kiemelt termékek vonatkozásában:

• kommunikációs eszközök és szolgáltatások
• információtechnológiai rendszerek és szolgáltatások
• irodatechnikai berendezések és szolgáltatások
• irodabútorok
• papíripari termékek és irodaszerek
• gépjárművek
• gépjármű-üzemanyagok
• utazásszervezések: nemzetközi utazásszervezések
• elektronikus közbeszerzési szolgáltatások

(Az információtechnológiai rendszereken belül a központosított közbeszerzés alá esnek a Hálózati aktív eszközök és kapcsolódó szolgáltatások, Mobil távközlési szolgáltatások és mobil készülékek, Szoftverlicencek és támogatásuk, Adatbázis-kezelő szoftverek, IT biztonságtechnikai megoldások,  Nyomat-előállító rendszerek (tonerek,nyomtató), Mobil készülékek, Számítógép- és tároló rendszerek, Térinformatikai szoftverek és kapcsolódó szolgáltatások, SAS szoftverek, Számítógép- és tároló rendszerek, SAP és kapcsolódó szolgáltatások).

4./ Az egyetemi központi költségvetési támogatási forrás terhére történő árubeszerzés, szolgáltatás igénybevétele csak a jóváhagyott kari tervek alapján, a kancellár által visszaigazolt értékhatárokig történhet, a következőkre vonatkozóan: papír, irodaszer és tonerek, nyomdai szolgáltatás, nyomtató, fénymásoló bérlés, üzemeltetés, karbantartás, valamint a szigorúan közvetlenül az oktatási tevékenységhez kapcsolódó, és a funkcionális és szolgáltató szervezeti egységeknél a közvetlenül a szakmai feladat ellátását szolgáló kiküldetés.

Minden egyéb tárgyú beszerzés, szolgáltatás csak saját forrás terhére történhet a jelen körlevélben meghatározottak szerint!

5./ Kisértékű informatikai eszközök beszerzése kizárólag saját forrás, bevétel terhére történhet az alábbiak szerint: 2015. március 25-ig vagy a keret kimerüléséig az érvényes keretszerződés alapján, ezt követően a központosított közbeszerzési rendszeren keresztül történhet a Beszerzési és Jogi Osztály közreműködésével. A saját forrás terhére tervezett beszerzési igényeket a beszerzes@sze.hu-ra kell megküldeni a Beszerzési és Jogi Osztály részére, amely az igényeket összesíti és negyedévente elvégzi a beszerzéseket a verseny újraindításával történő közbeszerzési eljárással. (Jelen körlevél 1. sz. mellékletének a megküldésével.) Azon termékek esetében, amelyek a központosított közbeszerzési rendszerben nem minősülnek kiemelt terméknek, vagy nincs rájuk érvényes keretmegállapodás, az értékhatár figyelembe vételével a Beszerzési és Jogi Osztály saját hatáskörű beszerzési eljárást folytat le.

6./ Irodaszerek vonatkozásában a beszerzés a szervezeti egységek részére jóváhagyott terv szerint, valamint saját forrás terhére történhet a Beszerzési és Jogi Osztályon keresztül. (Jelen körlevél 1. sz. mellékletének a megküldésével.)

7./ Toner beszerzése külön megrendelőlapon történik az irodaszertől függetlenül: a beszerzés a szervezeti egységek részére jóváhagyott terv szerint, valamint saját forrás terhére történhet a Beszerzési és Jogi Osztályon keresztül a központosított közbeszerzési rendszerből. (Jelen körlevél 1. sz. mellékletének a megküldésével.)

7/1. Nyomtató, fénymásoló bérlés, üzemeltetés, karbantartás:

A jelenlegi érvényes, aláírt szerződéseket szkennelve kérjük megküldeni a beszerzes@sze.hu címre 2015. március 16-ig! Amennyiben felmondás történik, az aláírt felmondólevelet haladéktalanul kérjük megküldeni szintén a beszerzes@sze.hu-ra.

7/1.1. A határozott idejű szerződések a határozott idő lejártáig érvényben maradhatnak, de a lejárat előtt legalább egy hónappal kérjük jelezni a Beszerzési és Jogi Osztály részére a további igényt az 1.sz. melléklet használatával.

7/1.2. A határozatlan idejű szerződéseket a szerződésben foglalt feltételekkel, de a lehető legrövidebb határidővel kérjük felmondani, egyidejűleg a beszerzési igényt a 7/1.1. pont szerint kérjük jelezni.

8./ Könyvek, folyóiratok, szaklapok, szabványok beszerzése: a 15/2014. Gazdasági vezetői körlevél a továbbiakban is irányadó, a beszerzés kizárólag az Egyetemi Könyvtár közreműködésével történhet saját forrás vagy egyetemi központi költségvetési forrás terhére tekintettel arra, hogy keretszerződések kötésére került sor. (A konkrét könyv, folyóirat beszerzési igényt kérjük bejelenteni elektronikus úton a faniko@sze.hu e-mail címre megjelölve az alábbiakat: a könyv, folyóirat címe, írója/szerzője, ISBN száma, adott esetben forgalmazó megjelölése, munkaszám feltüntetése, pályázat esetén pályázati azonosító.)

9./ A 3./ pontban nem szereplő termékek és szolgáltatások esetén beszerzés indítható a hatályos Beszerzési, illetve Kötelezettségvállalási Szabályzat szerint.

• Bruttó 100.000 Ft alatt a hatályos Beszerzési és Kötelezettségvállalási Szabályzat az irányadó.
• Bruttó 100.000 Ft-ot elérő beszerzési folyamatot a szervezeti egység önállóan (a Beszerzési Szabályzat 3.2. pontja szerint) folytathatja le. Első lépésként megkéri a szükséges árajánlatokat, majd ezek birtokában a jelen körlevélhez csatolt Beszerzési adatlapot (2. sz. melléklet) és Megrendelőlapot (3. sz. melléklet) kitölti. A tényleges megrendelést megelőzően a két nyomtatványt továbbítja a Beszerzési és Jogi Osztályra. A Beszerzési és Jogi Osztály intézkedik a kancellári jóváhagyásról, valamint átadja Pénzügyi és Költségvetési Osztályra a kötelezettségvállalási nyilvántartásba vétel céljából. Ezt követően a Beszerzési és Jogi Osztály visszajuttatja a jóváhagyott nyomtatványokat a szervezeti egységnek, amely alapján megtörténhet a tényleges megrendelés.
• Bruttó 1.000.000 Ft-ot elérő beszerzéseket a Beszerzési és Jogi Osztály intézi, értékhatártól függően vagy beszerzési eljárás, vagy központosított közbeszerzés vagy saját hatáskörű közbeszerzési eljárás lefolytatásával. A beszerzés kezdeményezése ezen értékhatár esetén a 4. sz. mellékletként szereplő Beszerzést kezdeményező adatlap kitöltésével történik a Beszerzési és Jogi Osztály részére való megküldéssel.

10./ A nemzetközi utazásszervezések lebonyolítása is a Beszerzési és Jogi Osztály közreműködésével történik, amelyről külön körlevél került kiadásra. A külföldi utazásszervezéssel kapcsolatos nyomtatványok a Kancellári Hivatal honlapján elérhetőek.

11./ A megrendelési folyamat ütemezése:

Az 5./ 6./ 7./ pontban felsorolt termékek vonatkozásában a tanszékek, szervezeti egységek a 1. sz. mellékletben szereplő Megrendelő lapon összeállítják munkaszámonként illetve terméktípusonként a beszerzési igényeiket.

A tanszékek, szervezeti egységek az igényeket az I. negyedévre vonatkozóan 2015. március 16-ig, az első negyedévet követően minden negyedév első hónapjának 20. napjáig juttatják el a Beszerzési és Jogi Osztályra, munkaszámonként az 1. számú melléklet kitöltésével: elektronikusan a beszerzes@sze.hu címre, egyidejűleg papír alapon aláírva a megrendelő szervezeti egység vezetője által (tanszékvezető/dékán,intézetigazgató/Doktori Iskola vezető, szervezeti egység vezető), saját bevétel terhére történő beszerzés esetén a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által. Az elektronikus beküldéshez a fájl elnevezéséhez az alábbi séma alkalmazását kérjük:

_15___

pénzügyi forrás: KV (költségvetési támogatási forrás) vagy SF (saját forrás)

(pl. Logisztikai és Szállítmányozási Tanszék 2015.1.negyedévi költségvetési támogatás terhére történő irodaszer beszerzéséhez: LSZT_15_1_KV_irodaszer)

Kizárólag EU-s pályázati forrás terhére történő megrendeléseknél - amennyiben a pályázat ütemezése azt szükségessé teszi - a fenti megrendelési határidőktől eltérhet a beszerzés.

A szervezeti egységek megrendeléseinek fogadásáról a Beszerzési és Jogi Osztály írásban visszaigazolást küld a megrendelő szervezeti egységhez, ill. az önálló szervezeti egység  vezetőhöz (pl. tanszékek megrendelésére vonatkozóan a tanszékvezetőnek és dékánnak), valamint tájékoztatást ad a szállítás várható menetéről.

A negyedéves igények beérkezését követően Kancellári jóváhagyás és kötelezettségvállalási nyilvántartásba vétel történik. A konkrét megrendelés szállító irányába történő továbbítására ezt követően kerülhet sor.

A megrendelések teljesítése papír, irodaszer esetén 2 munkanap az 1/A mellékletben felsorolt termékeknél, egyéb termékeknél 10 munkanap, a Beszerzési és Jogi Osztály által elküldött megrendelés időpontjától számítva. A központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó megrendelések esetén az átfutási idő szerződéstől függően kb. 1 hónap.

12./ A megrendelt termékek, szolgáltatások átvétele:

A teljesítést igazoló személy tételes ellenőrzés után a bruttó értékkel ellátott szállító levelet a következő záradékkal látja el: Igazolom a …………..Ft összegű teljesítést a XX-XXXX-XX munkaszám terhére; dátum; aláírás; az aláíró nevének olvasható feltüntetése.

13./ Az igénybejelentésekhez a körlevél mellékletén kívüli excel táblázatok a Kancellári Hivatal honlapjáról letölthetőek.

14./ A körlevélben foglaltaktól eltérő, szabálytalan beszerzés munkajogi következményeket von maga után! Külön felhívjuk a figyelmet arra, hogy a beszerzés, szolgáltatás összegének részekre bontása és ezáltal a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének kikerülése szigorúan tilos. A beszerzés forrásának munkaszámán a fedezetnek rendelkezésre kell állnia.

Győr, 2015. március 9.

Fogalom magyarázatok:

Kisértékű tárgyi eszközök: a kettőszázezer forint egyedi értéket (nettó érték) nem meghaladó bekerülési értékű tárgyi eszközök. (Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11) Korm. rendelet (Áhsz.) 1. § (1) bek. 4. pont)

Az olyan beszerzés, amely egy meglévő tárgyi eszközbe kerül beépítésre, nem minősül kisértékű tárgyi eszköznek. Javítás, karbantartás céljából beszerezhető az olyan eszköz, amely a használhatóság fenntartása céljából szükséges, az elromlott alkatrész cseréje nem értéknövelő.

Informatikai eszköz: asztali és hordozható kézi számítógépek, mágneslemezes meghajtók, flashmeghajtók, optikai meghajtók és egyéb tárolóeszközök, nyomtatók, monitorok, billentyűzet, egerek, belső és külső számítógép-modemek, számítógép-terminálok, számítógépszerverek, hálózati eszközök, lapolvasók, vonalkód- leolvasók, programozható kártyaolvasók (smart card), számítógép-kivetítők, infokommunikációs, információtechnológiai eszközök, pénzkiadó automaták (ATM) és a nem mechanikus működésű bolti kártyaleolvasó (POS) terminálok, valamint a mindezekbe beépült szoftverek. (Áhsz. 1. § (1) bek. 2. pont)

Beépült szoftver: a hardver működéséhez elválaszthatatlanul szükséges, hiányában működésképtelen, a gyártó által beépített szoftver.

Nem beépült szoftver: mindazon megvásárolható szoftverek (operációs rendszerek, irodai alkalmazások, adatbáziskezelő rendszerek stb.), amelyek szerzői jogvédelemben részesülnek, és amelyeket – értékhatártól függetlenül – az Áhsz. 11. § (2) bekezdése, összhangban a számviteli törvénnyel, az immateriális javak közé sorol. Az immateriális javak beszerzését pedig az Áhsz. szerint a K61 rovaton kell elszámolni, és így azok nem tartoznak a beszerzési moratórium alá.

Mellékletek:

• Körlevél pdf. formátumban
• 1.sz. melléklet Megrendelőlap
• 1/A.sz.melléklet Két munkanapon belül szállítandó papír, irodaszer termékek listája
• 2.sz. melléklet Beszerzési adatlap
• 3.sz. melléklet Megrendelőlap (kizárólag saját forrás,bevétel terhére történő beszerzés esetén)
• 4.sz. melléklet Beszerzést kezdeményező adatlap
• 5.sz. melléklet Beszerzési eljárást összefoglaló táblázat

A mellékletek letölthetőek a kh.sze.hu oldaln bejelentkezést követően a Letöltések->Kancellár Körlevelek->2015->3/2015.sz. kancellári körlevél a beszerzések folyamatáról mappában.