2/2018. számú rektori-kancellári körlevél - Tájékoztató a bélyegzők nyilvántartásáról
Körlevelek
2/2018. számú rektori-kancellári körlevél - Tájékoztató a bélyegzők nyilvántartásáról |
|||
2/2018. számú rektori-kancellári körlevél Tájékoztató a bélyegzők nyilvántartásáról Intézményünk működésének, belső ellenőrzésének eredményeként szükségessé vált a bélyegzők használatának, nyilvántartásának ellenőrzése, kezelésük szabályozása. Ennek megvalósítása érdekében kiadjuk a jelen körlevelet.
1./ Az adott szervezeti egység működése során hivatalból, okirat kiadási vagy gazdasági érdekből használt bélyegzőkről minden szervezeti egység vezetőjének nyilatkozni szükséges az 1. számú melléklet szerinti Bélyegző nyilvántartó lapon. A nyilvántartó lap kitöltésekor kérjük legyenek figyelemmel arra, hogy több azonos tartalmú bélyegző esetén mindegyikről külön adatlap készüljön.
A kitöltött nyilvántartó lapokat kérjük két eredeti példányban az Igazgatásszervezési Főigazgatóság, Üzemeltetési és Biztonságszervezési Osztály (IF-ÜBO) részére megküldeni.
Határidő: 2018.01.31.
2./ A beérkezett bélyegzőnyomatok felülvizsgálatát és sorszámozását követően megtörténik a bélyegzőnyomatok nyilvántartásba vétele. A bélyegző sorszáma mindkét eredeti nyilvántartó lapra felvezetésre kerül. Az egyik eredeti példány az IF-ÜBO-nál marad a nyilvántartás részeként, a nyilvántartó lap másik eredeti példányának visszaküldéséről a szervezeti egységek részére az IF-ÜBO gondoskodik.
Határidő: 2018.02.15.
3./ A szervezeti egységek vezetőit kérjük, hogy a bélyegzők meglétét, tárolását, alkalmazását dokumentáltan legalább évente egy alkalommal ellenőrizzék, az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvet az IF-ÜBO részére küldjék meg. Amennyiben a szervezeti egységnél a bélyegző nyilvántartásáért felelős személyében időközben változás áll be, kérjük a jegyzőkönyvben ezt is feltüntetni.
Határidő: Az ellenőrzést követően 15 napon belül, de az évi kötelező egy ellenőrzésről minden év szeptember 15. napjáig.
4./ A körlevél megküldését követően bélyegző rendelése kizárólag indokolt kérelem előterjesztésével, jóváhagyást követően történhet. A kérelmet a jelen körlevél 2. számú mellékletét képező „Kérelem megrendeléshez” című nyomtatványon kell előterjeszteni az igazgatásszervezési főigazgató részére. Bélyegző csak a Beszerzési Szabályzatban foglaltak alapján rendelhető meg. Kérjük, hogy bélyegző rendelése esetében minden esetben a Beszerzési Szabályzat szerint járjanak el. A Beszerzési Szabályzat szerinti megrendelő laphoz a jelen körlevél 2. számú mellékletét képező „Kérelem megrendeléshez” című aláírt, engedélyezett nyomtatványt csatolni kell, beszerzés csak ennek birtokában indítható. A bélyegző beszerzése esetén a kézhezvételével egyidejűleg az 1. számú melléklet szerinti Bélyegző nyilvántartó lap nyomtatványt két eredeti példányban kitöltve adatszolgáltatást kell küldeni az IF-ÜBO-hoz. A bélyegző alkalmazása kizárólag a nyilvántartásba vételét követően lehetséges, melyet a sorszámozott nyilvántartó lap második eredeti példányának a Szervezeti egység részére történő visszaküldése igazol.
5./ A jelen körlevél 1-2. pontja alapján nyilvántartásba be nem vett bélyegzők selejtezéséről intézkedni kell. Az erről készített selejtezési jegyzőkönyvet, amely tartalmazza a bélyegző lenyomatát az IF-ÜBO részére meg kell küldeni.
Határidő: 2018.02.15.
6./ Az időközben érvénytelenné, szükségtelenné vált bélyegzők selejtezéséről intézkedni kell, az erről készített selejtezési jegyzőkönyvet, amely tartalmazza a bélyegző lenyomatát és ha van, sorszámát az IF-ÜBO részére meg kell küldeni.
Határidő: Az érvénytelenné, szükségtelenné válást követően haladéktalanul.
A bélyegzőkkel kapcsolatos dokumentumokat a Szervezeti egységnél tárolni kell (nyilvántartó lap, kérelem, megrendelőlap, selejtezési jegyzőkönyv, stb.) és kérésre, a biztonsági ellenőrzésre feljogosított személy részére be kell mutatni.
Tájékoztatjuk Önöket, hogy az adatszolgáltatásban nem szereplő bélyegzők a továbbiakban okirati igazolásra, vagy kötelezettségvállalásra nem használhatóak, alkalmazásuk fegyelmi, illetve jogi következménnyel jár.
Mellékletek:
Győr, 2018. 01. 15.
|
|||