A leltározási, leltárkészítési szabályzatban előírtaknak megfelelően, valamint a módosított 4/2013.(I.11.) Kormányrendelet 22.§-a alapján 2015. évre az alábbi utasítást adom ki az egyetem használatában lévő vagyontárgyak 2015. évi leltározásának szervezett végrehajtása érdekében.

A 2015. június hóban kiadott leltározási ütemtervnek megfelelően valamennyi vagyonelem, meglévő állományának számbavételét 2015. október1-i fordulónappal, az alábbiak szerint kell elvégezni:

• leltári számmal rendelkező vagyonelemek leltározását vonalkódok segítségével
• bútorok, felszerelési tárgyak leltározását megszámlálással
• dolgozók személyes használatában lévő „szerszámok” leltározását a nyilvántartással való összehasonlítással.

A leltározás az egyetem minden szervezeti egységére kiterjed.

A vagyonelemek leltárfelvételének kezdési időpontja: 2015. október 12.

A leltárfelvétel befejezésének időpontja: 2015. november 16.

A leltározást kizárólag a rektor és a kancellár által megbízott, és a megbízást elfogadó személyek végzik (6.sz.melléklet). Amennyiben a leltározási csoport valamely tagja akadályoztatva van a leltári feladatok ellátásában, akkor új megbízást kell kiadni.

1. A megbízásra a javaslatokat a szervezeti egységek vezetői 2015. szeptember 17.-ig kötelesek megküldeni a Gazdasági Igazgatóság titkárságára 2 példányban.

Fontos: A javaslatokat a Rektor és a Kancellár később/csoportosan/ írja alá!!! A javaslatban meg kell nevezni a leltározási körzetet (leltározási helyet), ahova a csoport megbízása szól.

2. A megbízások:

­    1 példányát egy későbbi időpontban fogják visszakapni a leltározási csoportok

­    1 példánya a Gazdasági Igazgatóságra kerül

I. A leltározás előkészítése

A szervezeti egységek vezetőinek a leltározás megkezdése előtt intézkedni kell:

­    a leltározandó eszközök és tartozékainak hozzáférhetőségéről;

­    a személyes használatra kiadott eszközök vissza hozataláról;

­    az idegen helyen tárolt eszközök meglétéről, igazolás bekéréséről (a szervezeti egységnél marad, a leltár mellékleteként.)

­    a leltározáshoz szükséges leltárfelvételi nyomtatványok, vonalkód olvasó átvételéről;

­    a szabadságolások szüneteltetéséről a leltárfelvétel ideje alatt (csak rendkívüli esetben engedélyezhető a szabadság);

­    az eszközmozgások szüneteltetéséről a fordulónap és a leltár befejezése közti időszakban.

II.A leltározás végrehajtása

1. A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározása

A bútorok, berendezések és felszerelési tárgyak leltározását a berendezési és felszerelési tárgyak féleségenkénti kódlistájának felhasználásával kell elvégezni, melyet a Gazdasági Igazgatóságon /korábbi Eszköznyilvántartó csoport/ lehet átvenni a leltár kezdeti időpontjában.

A fellelt mennyiséget – a Gazdasági Igazgatóság /korábbi Eszköznyilvántartó csoport/ által a leltár megkezdése előtt elektronikus úton rendelkezésre bocsátott, leltárfelvételi íven kell rögzíteni.

A helyiségenként leltározott berendezésekről – a tulajdonvédelem biztosítása, az eszközmozgások nyomon követésének megkönnyítése érdekében – szobaleltárt is készíteni kell 3 példányban (1.sz. melléklet). (1. példány az összesített leltárfelvételi ív melléklete, 2. példány kifüggesztendő a helységben jól látható helyre, 3. példány a szervezeti egységeknél marad.)

A leltár befejezését követően a 2. sz. melléklet szerinti leltárjegyzőkönyvet kell felvenni, melyet  a kinyomtatott és aláírt leltár felvételi ívhez csatolva kell a GI Titkárságára iktatásra megküldeni.

2. A leltári számmal rendelkező értékhatár feletti, és kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek leltározása:

A vagyontárgyak számbavétele – nyilvántartástól függetlenül – vonalkód olvasó és egyben adatgyűjtő terminál segítségével történik. A terminálokat a Gazdasági Igazgatóság biztosítja a leltárcsomag átvételekor megbeszélt, naptárban rögzített 1-2 napra az eszközállomány nagyságától függően.   A leolvasást a szervezeti egységek vezetői által javasolt, megbízott leltározók végzik. A terminál kezelését - az azt átvevő leltározási csoportvezetővel és/vagy leltározóval - a GI/korábbi Eszköznyilvántartó csoportja/ ismerteti.

A leltárfelvételt követően a terminált vissza kell juttatni a GI nyilvántartáshoz. A GI nyilvántartás a terminálból letöltött – leltározott – eszközök listáját átadja egyeztetés céljából. Egyezőség után a szervezeti egységek a leltárjegyzőkönyv 1 példányát (3.sz. melléklet) -  az  aláírt és lebélyegzett „leltározott eszközök” listájával együtt – haladéktalanul  megküldik a Gazdasági Igazgatóság /nyilvántartás/ részére.

A vonalkód olvasó-adatgyűjtő korlátozott száma miatt, - összesen 5 db áll rendelkezésre - fokozott figyelmet kell fordítani a leltár előkészítésére.

3. Személyes használatra kiadott szerszámok leltározása

A leltározást az – Gazdasági Igazgatóság /korábbi Eszköznyilvántartó csoport/ által, a leltár megkezdése előtt rendelkezésre bocsátott – név szerint vezetett analitikus nyilvántartásban kimutatott szerszámok, és a valóságban meglévők egybevetésével kell elvégezni. A dolgozó és a leltározási csoport tagjai, a dolgozónkénti listán, a szerszámok meglétét aláírásukkal igazolják. A hiányzó eszközök neve mellett „hiány” megjegyzést kell feltüntetni, a többletként talált eszközökkel a listát ki kell egészíteni. A fordulónap és a nyilvántartásban feldolgozott állomány közti időszak esetleges növekedésével a dolgozónkénti listákat ki kell egészíteni.

 A leltározás befejezéseként leltárjegyzőkönyvet (4.sz. melléklet), leltár hiány-többlet jegyzőkönyvet (5.sz. melléklet) kell felvenni, melyet az aláírt dolgozónkénti listával együtt 2015. november 23-ig a GI titkárságára iktatásra kérjük megküldeni.  A hiány többlet jegyzőkönyvet akkor is  fel kell venni ha nincs a leltárban eltérés, ilyen esetben a megfelelő helyen ki kell húzni, vagy 0-át beírni.

4. Ingatlanok leltározása

Az ingatlanok leltározását a GI végzi  a leltározási szabályzatnak megfelelően.

5. Készletek leltározása

A készletek leltározásánál a leltárfelvétel tényleges mennyiségi felvétellel történik a leltározási ütemtervben meghatározott időpontokban.

6. Általános tudnivalók

A leltározás során kiemelt feladatot képez a leltározási csoportvezetők munkája. Feladatuk a leltárkörzetükben folyó leltárfelvételi munkák irányítása, szabályszerű végrehajtásának felügyelete.

Fentieken kívül – a leltározás teljes folyamatában – együttműködnek a Gazdasági Igazgatósággal /korábbi Eszköznyilvántartó csoport/ az esetlegesen felmerülő problémák tisztázása érdekében.

A leltározási bizonylatokon csak szabályos javítás fogadható el (pl.: javítás áthúzással, szignóval történhet, „meszelés” tilos, stb.). A vezetők aláírásait bélyegzővel is hitelesíteni kell minden nyomtatványon.

A leltározó csoport munkáját az egyetem valamennyi dolgozójának támogatni, segíteni kell, lehetővé tenni a helységekbe történő bejutást, a megfelelő információkat megadni, az eszközöket leltározásra előkészíteni, stb.

A leltározási szabályzat, a leltározási ütemterv, valamint a jelen utasításban foglaltak betartása valamennyi egyetemi dolgozó számára kötelező.

Győr, 2015. szeptember 2.

Mellékletek:

1. Helyiség –Szoba leltár
2. Leltárjegyzőkönyv a berendezési és felszerelési tárgyakról
3. Leltárjegyzőkönyv a leltári számmal rendelkező vagyontárgyakról
4. Leltárjegyzőkönyv a személyes használatra kiadott szerszámokról
5. Leltár hiány-többlet jegyzőkönyv a személyes használatra kiadott szerszámokról
6. Javaslattétel és megbízás a leltári csoport tagjainak a leltározás végrehajtására